[직장생활 Tip] 왜 똑같은 회계 전표 오류가 반복될까? 진짜 원인과 해법

 

매달 결산 마감이 다가오면 반복되는 풍경이 있습니다.
“이건 왜 또 틀렸지?”, “지난달에도 설명드렸는데…”, “계정과목 다시 수정해야겠네.”

출장비 정산, 비용 기표, 법인카드 사용내역 등…
전표를 검토하는 회계팀은 같은 오류를 반복해서 수정하고, 같은 설명을 다시 반복합니다.
현업부서가 회계 지식이 부족한 탓도 있지만,
그보다 더 근본적인 문제는 이런 오류를 시스템적으로 방지할 장치가 없다는 것입니다.

단순한 교육으로는 한계가 있습니다.
이제는 교육 + 시스템 설계 + 프로세스 정비 + 지식관리라는 통합적 접근이 필요한 시점입니다.

이번 포스팅에서는 실무 회계 담당자 입장에서
실제로 현업과의 커뮤니케이션을 개선하고, 반복 오류를 줄이는 실질적 방안들을 정리해 보았습니다.

1. 왜 매달 같은 전표 오류가 반복될까?

— 단순한 ‘실수’가 아니라, 구조적인 문제일 수 있습니다.

회계팀에서 일하다 보면 출장비 정산, 비용 기표, 계정과목 오류 같은 이슈가 반복적으로 발생하는 경험을 자주 하게 됩니다.

특히 현업부서가 회계 지식이 부족한 경우, 같은 설명을 매달 혹은 분기마다 반복해야 하기도 하죠.

그렇다면 이 문제는 단순한 ‘교육 부족’일까요? 아니면 시스템과 프로세스의 문제일까요?

반복적으로 마주치는 전표 오류는 개인의 부주의나 지식 부족만으로 설명되지 않습니다.

실제로는 여러 복합적인 요인이 얽혀 있습니다.

1) 회계에 대한 지식 및 이해 부족

• 차변·대변 개념, 계정과목 구분에 대한 이해가 부족한 상태에서 입력을 하다 보니, 단순한 비용도 잘못된 계정으로 처리됩니다.
• 예 : 출장비를 ‘지급수수료’로 처리하거나, 고정자산 매입을 단순 ‘소모품비’로 처리하는 사례

2) 기표 프로세스가 비표준화 되어 있음

• 입력 항목이 자유 형식(free-text)으로 구성되어 있어, 사람마다 다르게 입력함
• 예 : 출장 목적 → "고객사 미팅", "외부 미팅", "미팅" 등 제각각 → 추후 감사 및 분석 시 불일치

3) 친절하지 못한 ERP 시스템

• 입력 필드가 너무 많거나 복잡함
• 필수 항목 누락 시 오류 안내 없이 저장 가능
• 계정과목 추천 기능이나 자동 완성 기능 부재
• 사용자 권한별 화면이 잘 분리되지 않아 실수 유도

4) 현업부서의 업무 특성상 전표 입력 등 반복 빈도 낮음 → 숙달에 제한된 환경

• 현업 담당자들은 회계 입력 업무를 정기적으로 하지 않음
• 분기 1회, 반기 1회 처리라면 → 지난번 방법을 잊기 쉬움
• 매뉴얼도 없고, 이전 사례도 검색 불가능하면 결국 ‘물어보기’나 ‘대충 입력’ 선택

5) 교육 및 매뉴얼 체계 미흡

• 초기 오리엔테이션 외에 지속적 교육 없음
• 교육자료가 있어도 찾기 어려움 또는 실제 화면과 불일치
• 일부 회사는 담당자가 바뀌어도 인수인계 없이 “그냥 하던 대로 해”만 남음

6) 회계팀이 전표 오류를 직접 수정함

• 마감 일정이 빠듯하다 보니, 회계팀이 그냥 직접 수정함
• 결과적으로 현업은 ‘틀려도 수정해준다’는 인식을 갖게 됨 → 학습이 일어나지 않음

7) 오류에 대한 피드백이 일회성에 그침

• 오류가 발생했을 때 공지를 한 번 보내는 것에 그치고
• 이후 피드백 루프(반복 확인, 재교육, 경고)가 부재함
• 담당자가 바뀌거나 공지가 묻히면 오류는 그대로 반복됨

2. 단순 교육만으로는 해결이 되지 않는 이유

현업부서의 회계 오류를 줄이기 위해 가장 먼저 떠올리는 해결책은 "교육"입니다.

하지만 실제 현장에서 단순 교육만으로는 근본적인 개선이 되지 않는 경우가 많습니다.

이유는 다음과 같습니다.

• 교육자료 제작 및 반복 교육에 많은 시간과 리소스가 소요됨
• 교육을 수료해도 비정형 업무나 ERP 구조상 문제로 인해 오류는 반복됨
• 교육 후 피드백 루프가 부재하면 학습 효과가 정착되지 않음

그래서 필요한 건 '교육 + 시스템 + 프로세스 + 지식관리'의 통합적 접근입니다.

1) 교육 중심 접근 : 책임 부여와 반복 교육 구조화

교육은 단발성 이벤트가 아니라 시스템 안에 포함되어야 합니다.
효과적인 교육 구조는 다음과 같은 요소를 포함해야 합니다.

 

📄 교육자료 체계화 및 배포

• 회계 전표 작성 시 자주 틀리는 항목 중심으로 정리
• 스크린샷, 예시, 계정과목 설명 등 현업 눈높이에 맞춘 자료 필요

🔁 반복 교육과 이수 확인

• 분기별 또는 반기별 정기 교육
• 이수 확인서 및 서명을 통해 책임감 부여

⚠️ 오류 발생 시 단계적 피드백

• 1차 : 전사 공지 메일 (주의 환기)
• 2차 : 반복 시 개인 경고 메일
• 3차 : 계속 반복 시 경위서 작성 및 임원 보고

이런 구조를 갖추면 ‘틀려도 회계팀이 알아서 고친다’는 인식에서
‘정확하게 입력하는 것도 본인의 책임이다’라는 인식으로 바뀌게 됩니다.

2) 시스템 및 프로세스 개선 : ERP를 똑똑하게 설계하자

회계 오류의 다수는 단순 입력 실수에서 비롯됩니다.

이를 줄이기 위해서는 ERP 자체가 오류를 유도하지 않도록 프로세스를 표준화하고 자동화 요소를 도입하여 설계되어야 합니다.

 

💡 예시 : 출장비 전표 입력 개선

 

🔻 기존 방식의 문제

• 전부 수기로 작성 (목적, 장소, 교통수단 등 자유입력)
• 같은 목적도 표현 제각각 → 감사나 집계 시 불일치
• 필수 항목 누락해도 저장 가능 → 필수값, 빈 전표 다수 발생

🔼 개선안

• 선택형 입력 구성 : 출발지·도착지·목적 등 드롭다운 메뉴화
• 출장신청서와 결과보고 연동 : 반복 입력 방지, 데이터 일관성 확보
• 자동 계정과목 추천 기능 : 항목 선택 시 계정과목 자동 지정
• 반복항목 자동완성 기능 : 자주 쓰는 경로/목적 저장 후 재사용

회계팀이 직접 ERP 프로세스를 정의하고 설계 단계에 개입하면,
오류율이 대폭 줄고 현업과의 마찰도 감소합니다.

3) 사내 지식관리 시스템 도입 : 회계팀의 시간을 지키는 최선의 방어

같은 질문을 매달 10번씩 받는다면, 결국 답변보다 시스템이 문제입니다.
이런 경우 지식관리 시스템(Knowledge Base)을 도입할 것을 강력히 추천드립니다.

 

📘 구성 예시 및 운영방식

구분	내용
Q&A 게시판	자주 묻는 회계 질문 정리(예 : 출장비는 무슨계정?)
오류 사례 게시판	전표 오류 유형별 사례 및 수정 방법
회계 매뉴얼	업무 단계별 스크린샷 기반 작성 가이드 및 단계별 절차 설명
업무 공지 게시판	회계 마감 일정, 변경사항 공지 등

• 질문이 들어올 때마다 매뉴얼/게시판 업데이트
• 이전 질문 링크 공유로 개인 응답 최소화
• 교육자료와 게시판 내용을 사내 위키 또는 공용 드라이브에 정리

실무자가 사내 지식관리 시스템(게시판)을 먼저 찾아보는 습관을 들이면, 회계팀은 반복 설명에서 벗어나
더 중요한 업무에 집중할 수 있습니다.

 

또한 이런 자료들은 경력기술서의 훌륭한 콘텐츠가 되며, 면접 시 프로젝트 사례로도 활용할 수 있습니다.

🔁 반복되는 오류는 구조의 문제이며 작은 개선이 곧 업무 혁신으로 이어집니다.

매달 반복되는 전표 오류와 회계팀의 수정 작업.
이것은 단순히 현업의 회계 이해 부족이나 부주의 때문만은 아닙니다.
비표준화된 프로세스, 불친절한 ERP, 부재한 지식관리 체계, 일회성 교육이 만들어낸 구조적 문제입니다.

이제는 다음 단계로 나아가야 합니다.

❗️ “반복되는 질문은 시스템의 결함”
❗️ “누구나 실수할 수 있다면, 실수하지 않게 만드는 구조를 만들어야 합니다”

✅ 핵심적으로 기억해야 할 실천 포인트

• 교육은 책임과 피드백 루프를 포함한 구조로 설계해야 합니다.
• ERP는 단순한 입력툴이 아니라, 회계 정확성을 유도하는 도구여야 합니다.
• 지식관리 시스템은 여러분의 시간을 지키는 가장 강력한 방어수단입니다.
• 이 모든 것은 여러분이 주도적으로 설계하고 개선할 수 있습니다.

반복되는 전표 오류를 ‘감내해야 하는 고질적 현상’으로 여기지 마세요.
그 문제를 인식하고 구조를 설계하는 사람은 단순한 실무자를 넘어,
조직의 시스템을 개선하는 여러분이 되시길 바랍니다.

 

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